✅ Подробное описание моей системы использования Evernote на основе GTD. Блог Сергея Калинина: Прощай, Evernote! Горячие клавиши в Evernote — ledi-i-sport.ru

Запись на от ledi-i-sport.ru

Базовые настройки использования GTD в Evernote

Приветствую, друзья. С вами на связи, в новом году, как всегда, Денис Чернятинский! Вот и завершились все основные праздники и начались трудовые будни. Конечно же, хочу всех искренне поздравить с новым 2015 годом. Пожелать: богатырского здоровья, мирного неба над головой и воплощения в жизнь самых смелых идей.

Вступление

Сегодня я начну первую статью, из серии реализации GTD в Evernote. Как вы уже поняли, из вступительной статьи по GTD — я использую подход, основанный на метках. Я использую много меток и очень мало блокнотов. Различные блокноты удобны, особенно для открытия совместного доступа к информации другим людям.

Давайте же приступим к самому процессу. Как вы можете видеть, перед вами чистый аккаунт Evernote. На его примере, мы с вами будем постепенно настраивать желанную многими систему Дэвида Аллена — GTD. Пристегните ремни и поехали.

Создание блокнотов GTD в Evernote

Первым делом, создаем новый блокнот. Нажимаем правой кнопкой мышки на «Блокноты», в контекстном меню выбираем «Создать блокнот». Называем его «Входящие» и делаем его блокнотом по умолчанию — заходим в свойства блокнота, ставим соответствующую галочку. Блокнот «Входящие» — нужен для сбора абсолютно любой информации.

Другими словами, в этот блокнот вы выбросите все, что храниться у вас в голове. Вам нужно, чтоб мозг стал чистым и ясным. Вся информация из этого блокнота будет обработана специальной системой меток. Отлично, первый блокнот создан, двигаемся дальше.

Второй блокнот, создаем таким же образом и называем его «В обработке». Эти термины являются основами GTD Дэвида Аллена. Здесь будут выводиться: любые события, дела, проекты в Evernote, которые находятся в обработке. Я вижу у вас хорошо получается.

Настройки меток GTD в Evernote

Теперь настало время перейти к настройке меток. Я использую два основных типа меток.

  • Создаем первую метку. Нажимаем правой кнопкой мышки на «Метки», в контекстном меню выбираем «Создать метку» называем её «Ссылка». Не буду забегать вперед, намекну, что она связана со старыми заметками.
  • Вторая и самая ключевая метка — будет называться «GTD». С метками этой группы мы будем работать значительную часть времени.

Внутренняя структура метки GTD

Основную метку «GTD», я использую для создания структуры меток в Evernote. Сейчас мы остановимся на терминах GTD:

  • Первым я создам метку «Нулевого Уровня», назову её «0м Текущие дела». Проверьте, чтоб эта метка была помещена во внутрь метки GTD.

Небольшое отступление. Я даю вам саму систему GTD Дэвида Аллена реализованную в Evernote, адаптировав её под русскоязычную аудиторию. Как вы уже догадались, любая информация по этой теме, которой не так много, не имеет поддержки русского языка. Вам представилась уникальная возможность, настроить и адаптировать высокоэффективную систему GTD в Evernote под себя и свои проекты.

Двигаемся к созданию второй метки. Я создаю вторую метку — для своих проектов. Сам Дэвид Аллен называет её «10.000 Уровнем». Я же назову её так — «10.000м Проекты».

Как вы можете заметить, с каждым шагом повышается высота уровня. Вы можете это ассоциировать с тем, что самые простые повседневные дела будут находиться в нулевом уровне, а уже более возвышенные проекты, цели будут находиться на соответствующих высотах. Такая структура меток, автоматически сортирует все в правильном порядке.

Следующая метка «20.000 Уровень», она будет называться «20.000м Зона ответственности».

Отмечу момент, что вы можете видоизменять названия меток под себя, не обязательно копировать все дословно. Например, «Зона ответственности» может быть названа «Приоритетные области» и тому подобное. Прелесть в том, что у вас нет жестких рамок в выборе названия.

  • Затем, мы создаем метку «30.000 Уровень», которую назовем — «30.000м Цели».
  • После, создаем метку «40.000 Уровень», с названием — «40.000м Видение».
  • И в завершении метка «50.000 Уровень», мы дадим ей название «50.000м Предназначение».

    • Вот и все, что я хотел донести в этой статье. Сейчас проверьте структуру меток в Evernote. Если у вас, некоторые метки создались за пределами главной GTD, то поместите их во внутрь главной метки «GTD», простым перетаскиванием. Все должно выглядеть в точности, как на изображении ниже.

    Читать еще:  Год лошади года рождения. Восточный гороскоп лошадь

    Подводи итоги

    Представленная выше система меток, является очень простой структурой GTD Дэвида Аллена. Далее, мы возьмем её за основу в последующей работе. В следующей статье, я продолжу создание структуры меток GTD в Evernote. Благодарю всех, за проявленный интерес к моему блогу.

    Делитесь своим опытом в комментариях ниже. Обязательно подпишитесь на обновление блога, чтобы не пропустить следующих статей по GTD и Evernote. Желаю вам удачного применения полученной информации на практике, всем пока!

    Немного об Авторе Денис Чернятинский

    У меня есть огромная уверенность в том, что каждый человек может реализовать себя с помощью современных интернет технологий, зарабатывать на этом, развивая и внедряя свои проекты. Реализация себя в том или ином направлении не требует большого времени. Вся необходимая информация уже существует, нужно только знать, что и как использовать для конкретных задач. Я окажу вам помощь в этом!

    GTD система и Evernote. Практические кейсы. Часть 5

    Здравствуйте, читатели блога Твое Решение!

    Продолжим приводить свои дела в порядок, используя связку: GTD система и приложение Evernote.
    В этой статье на примере практических кейсов разберем то, как работает предложенная структура меток и рассмотрим подробнее процесс движения заметок в Evernote.
    Напомню, что в ранее здесь мы создали основной фундамент системы управления делами, в этой статье и этой произвели основные настройки корневых меток.

    Перейдем к рассмотрению практических ситуаций:

    • дома закончились продукты, необходимо после работы заехать в супермаркет и купить продукты питания;
    • утром ребенок сказал, что пятого числа текущего месяца состоится родительское собрание;
    • вечером читали любимые блоги и захотели сохранить некоторые статьи для прочтения;
    • подруга обещала поделиться с вами рецептом пирога;
    • вы решили пробежать марафон

    Каждую задачу необходимо обработать — «прогнать» по схеме Дэвида Аллена.

    Напомню, при обработке задачи необходимо выбрать одно из пяти конечных действий:

    1. Удалить, если задача не актуальна для вас
    2. Сохранить, т.е входящая информация не является задачей (не требует действий), а является справочным материалом.
      • Присваиваем метки «архив» и другие метки, входящие в ее состав («рецепты», «спорт», «книги» и .т.д). Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
    3. Делегировать, т.е задача требует действий и выполнять ее будет кто-то другой.
      • Присваиваем метки «03. ожидающие», метку-контекст с фамилией исполнителя. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
    4. Сделать, т.е выполнение задачи занимает меньше 2-5 минут. Выполняем сразу же.
    5. Добавить в список «21. Следующие действия», т.е задача требует действий и выполнять ее будете вы.
      • Присваиваем метки «21 Следующие действия», если задача выполняется не более, чем за 30-40 минут. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
      • Присваиваем метку «Проекты»для задач, для решения которых требуется более чем одно действие, чтобы достигнуть поставленных целей. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».

    Правило двух минут — волшебное правило

    Как предложенный алгоритм работает на предложенных задачах?

    Ситуация: дома закончились продукты, необходимо после работы заехать в супермаркет и купить продукты питания.

    1. Нажимаем «новая заметка», в окне заметки пишем одну задачу- «Купить продукты» с перечислением необходимых продуктов, используем чекбокс. Записанное попадает автоматически в блокнот «Входящее».
    2. Присвоим ей метки «*Купить», «021. День». В течение дня переносим свой фокус на выполнение дел из списка с меткой «021. День».
    3. Можно ввести в корневой метке «02. Следующие действия» дополнительный тег-контекст «*После работы» или «*Город», тогда у нас появится отдельный список для дел после работы или дел в городе. Его будем просматривать, когда закончится рабочий день или готовимся к выходу в город.
    4. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
    5. После покупки продуктов, задаче добавляется метка «Завершенные» или удаляется.

    Нажимая «новая заметка», в окне заметки пишем только одну задачу

    Ситуация: утром ребенок сказал, что пятого числа текущего месяца состоится родительское собрание.

    1. Создаем заметку «Родительское собрание». Записанное попадает автоматически в блокнот «Входящее»
    2. Присваиваем метки «Календарь» и «05».
    3. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».

    Ситуация: вечером читали любимые блоги и захотели сохранить некоторые статьи для прочтения.

    1. Сохраняем понравившиеся публикации через расширение evernote web clipper
    2. Присваиваем метки «05. Для просмотра».
    3. В свободное время открываем список задач «05. Для просмотра», читаем понравившееся публикации.
    4. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
    5. После прочтения можно удалить созданную заметку или отправить с свой архив. Для этого добавим под-теги родительской метки «Архив», например здоровье, фитнес и пр по содержимому статьи.

    Читать еще:  Как убрать лишний вес с попы. Как убрать жир под ягодицами женщине и мужчине

    Ситуация: подруга обещала поделиться с вами рецептом пирога.

    1. Сделаем заметку — «Людмила/дать рецепт пирога/2016-11-11». Записанное попадает автоматически в блокнот «Входящее»
    2. Помечаем метками «03. Ожидающие» и «*Людмила».
    3. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».

    Ситуация: вы решили пробежать марафон до конца года

    1. Создаем заметку «Пробежать марафон в 2016 году»
    2. Присваиваем метки «3. Цели» и подробно описываем в созданной заметке желаемый результат, промежуточные этапы достижения подцелей, план действий и т.д
    3. Создаем метку в родительской метке «1. Проекты» с названием «!марафон»
    4. Созданной заметке «Пробежать марафон в 2016 году» присваиваем метку проекта «!марафон».
    5. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
    6. Справочную информацию по марафону, которую мы будем находить в процессе движения к своей цели, храним в заметках с созданной меткой марафон в корневой метке Архив. Дополнительно такие Заметки помечаем тегами «!марафон»
    7. Затем используя план действий, описанный в заметке с целью «Пробежать марафон в 2016 году», мы определяемся с конкретными следующими действиями по проекту.
    8. Для этого создаем заметку, в которой пишем конкретный шаг на пути к цели, например -«Марафон/найти сайты с расписанием марафонов на 2016 год/2016-03-02».
    9. Затем эту заметку помечаем метками «!марафон» — для закрепления задачи за конкретным проектом, «02. Следующие действия»
      А также, вы можете начать отмечать эту заметку другими, например, «2. Зона ответственности», «3. Цель», которая соответствует этому проекту , тегами-контекстами — «Дома», «За компьютером» и т.д
    10. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».

    Таким образом, мы видим сколько задач нас ведет к выполнению намеченных целей, видим задачи по каждому проекту, а также список всех конкретных действия, требующих от нас выполнения.

    В списке «Ожидаемые» под вашим контролем находится список всех задач, выполнение которых вы ожидаете от других.

    Маленькие хитрости

    1. Присваивать теги в Evernote можно несколькими способами. Я рекомендую перетаскивать заметку на нужный тег мышью. Это очень быстро и при этом не нужно задумываться и вспоминать структуру тегов. Смотрим на левую часть экрана, где находятся все теги, и перетаскиваем заметку на подходящий тег.
    2. Используйте возможность назначать цвета своим тегам — это делает список задач гораздо более наглядным.
    3. Очень удобно описание задачи начинать с ключевых слов или названия содержащего их проекта, цели. Это значительно повышает наглядность.
    4. Помечайте дела датой их занесения в список. Это позволит сортировать дела, которые висят очень давно и превратились в «лягушки», заставляющие вас буксовать на месте.

    Узнайте, как с Evernote привести свои дела в порядок!

    Управляйте своей жизнью с Evernote!

    И в заключении, об основных принципах GTD, которые необходимо в первую очередь внедрить в свои повседневные процессы:

    1. Вся входящая информация делится на две категории:
      • задачи, требующие какой-либо работы, действий;
      • справочный материал
    2. Первое время ( от 2 до 4 недель) сосредоточьте свои усилия на привычке все записывать. Главная задача — научиться все записывать, освобождая свою голову. Используем при этом один инструмент — Evernote.
    3. Затем отрабатывайте навык сортировки по схеме Дэвида Аллена.
    4. Введите в свою жизнь правило:
      • каждое утро открываем блокнот «Входящее» и производим сортировку содержимого.
      • каждый вечер — весь поток информации отправляем во «Входящее».

    На этом у меня все, это была заключительная статья по системе GTD и Evernote. Предложенной системой управления делами Evernote я пользуюсь сама, отказавшись от использования электронного планировщика. О моем предыдущем опыте можно прочитать здесь.

    Желаю и вам создать собственную, заточенную под ваши потребности систему для эффективной работы и отдыха. Не откладывай! Начни прямо сейчас и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

    В комментариях вы можете поделиться собственным опытом или задать вопрос. Я постараюсь помочь вам.
    Делитесь статьей с друзьями, подписывайтесь на рассылку и страницы сайта в социальных сетях. Желаю удачи!

    Блог Сергея Калинина

    Сергей Калинин — психолог, бизнес-тренер, бизнес-консультант. Профессиональные интересы: тайм-менеджмент, саморазвитие и самосовершенствование. Именно этим вещам и посвящен мой блог 🙂

    Читать еще:  Как нарисовать всадника поэтапно карандашом. Как поэтапно нарисовать лошадь

    Страницы

    понедельник, 5 сентября 2016 г.

    Прощай, Evernote!

    Если вам понравился / был полезен этот текст, обязательно загляните в «Чаевые»!

    Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

    21 комментарий:

    Добрый день!
    Не удержался, чтобы не упомянуть еще об одной программке — RightNote.
    http://www.bauerapps.com/rightnote/
    В последнее время много изменений как раз на то, чтобы работать с базой Евернота. Но мне она и без этого нравится, хотя тоже были косяки.
    Не видели такую? Хотелось бы услышать ваше серьезное мнение. ))

    Сергей, день добрый!

    Благодарю за наводку, программка очень любопытная, хотя (по дизайну) ну очень напомнила мне Mars Notebook :))

    Внимательно прочитал всё, что есть на сайте, и :

    1) Прекрасна сама идея древовидной организации заметок (+ возможность добавлять цвет и иконки, + удобное добавление тэгов, + можно приаттачивать всё, что угодно :)) — казалось бы, отличный вариант для заметочника-картотеки, заметочника-базы знаний, НО.

    2) она не кроссплатформеная, а только для Windows 🙁

    3) у неё нет собственной облачной синхронизации между устройствами. В функционале программы есть синхронизация между двумя папками/компьютерами, но, похоже, это что-то типа упрощённого GoodSync’а :)) Но никак не облачное хранение всей базы заметок 🙁

    4) если я правильно понял, то в программу нельзя импортировать оффлайн-базу Evernote даже со своего ПК — это можно сделать только через подключение к онлайн-аккаунту Evernote.

    А потом вся последующая синхронизация заметок RightNote идёт уже через Эверноут. Получается такая своего рода «программа-паразит» :)), которая просто надстраивается над Эверноутом (но никак не избавляет от него). Соответственно, если в один прекрасный день ребята из Evernote опять что-нибудь в консерватории подправят, то RightNote просто перестанет работать?!

    5) Цитата вот отсюда http://www.bauerapps.com/rightnote-release-history/ :

    26 April 2015, version 3.2.3
    – Evernote sync was not enabled in all places for freeware version

    . т.е. «паразитирование» на эвернотовской синхронизации (для всех устройств) доступно только в случае покупки PRO-версии RightNote, а это 60 бакинских. «Чё-та дороговато!» (с) :))) Радует лишь то, что это не ежегодно, а однократное приобретение.

    . Сергей, в любом случае, за подсказку спасибо! Программу я обязательно скачаю и потестирую, а уж потом и буду делать выводы, стоит она этих денег, или нет.

    Да пожалуйста! )
    Я конечно не учел, что она не кроссплатформенная, может вам не подойдет.
    Своей облачной синхронизации нет, но почему я вспомнил про нее, что она умеет синхронизировать с сервером Евернота. Но за деньги, да. Или лечить.
    Древовидные редакторы есть и другие, только Евернот они и знать не хотят. ))
    Синх-вать между компами я не пробовал/видел. В принципе файлы можно через тот же Гугл-Диск. Пробовал режим Side-by-Side View — удобно. Это когда две базы открываются в одном окне с двумя панелями (аля ТоталКоммандер), и можно копировать-перетаскивать заметки.

    wiznote закрывается в 2017 году, опять перейдете на evernote?

    Андрей, посмотрим. Уже неделю наблюдаю панику в соответствующей ветке на 4PDA, но это пока всё непроверенная информация (о закрытии сервиса для иностранных пользователей).

    Могу лишь сказать, что буквально сегодня обновил клиент wiznote для ipad — в английском тексте к обновлению ничего о закрытии/ограничении сервиса нет. Также сегодня синхронизировал заметки между айпадом и ПК — проблем никаких нет!

    . Поэтому не паникуем, а решаем проблемы по мере их поступления 🙂 Когда прикроют, тогда и определюсь с аналогом.

    WizNote не подошла. Даже открывать не стал, так как юзаю Windows Phone 10. Однако статья очень полезна. Людям творческих профессий поможет определиться с переходом.

    Да, клиента под Windows Phone у них нет 🙁
    А если не секрет, чем пользуетесь для ведения заметок на Windows Phone ?

    Добрый день!
    Понравилась Ваша статья, да что там весь блог читаю с удовольствием.
    Вот недавно наткнулся на такой сервис Nimbus note https://nimbus.everhelper.me
    Очень даже неплохая вещь.

    Благодарю за отзыв! Про Nimbus я писал тоже 🙂 Программа действительно неплохая, но всё равно на сегодняшний день проигрывает по надёжности и функциональности и Evernote и Wiznote. Но после них занимает заслуженное третье место.

    Источники:

    http://blogden.ru/nastrojki-gtd-evernote/
    http://tvoe-reshenie.com/gtd-sistema-i-evernote-prakticheskie-keysyi/
    http://s-kalinin.blogspot.com/2016/09/evernote.html